Une structure partenaire cherche un(e) agent(e) d'accueil / agent(e) administratif polyvalent(e) H/F.

L’agent est chargé de l’accueil physique et téléphonique du public. Il assure également des missions administratives.
Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la structure, et représente l’image de la structure auprès des usagers.

Missions :

Accueil physique, téléphonique et tâches administratives :

• Accueil physique et téléphonique du public : adopter une posture et un ton adaptés à l’accueil physique et téléphonique du public. Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la structure
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
• Assurer une réponse à la demande du public, au guichet, au téléphone ou par mail
• Gestion du courrier – enregistrement et traitement du courrier entrant et sortant, tri, diffusion, et archivage
• Gestion des mails
• Réalisation des travaux bureautiques
• Répondre dans les délais au supérieur hiérarchique, partenaires…
• Proposer et mettre à jour des procédures visant à améliorer le fonctionnement du service (classeur des procédures).
• Classer/ranger/les dossiers
• Tâches courantes de secrétariat, traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, …) et traitement et transmission des informations (courriels, notes, fax, …)
• Gestion et affichage d'informations
• Quotidienneté

Gestion des assurances :

• Déclaration et suivi des sinistres
• Participe à la négociation et à la définition des besoins de la structure en matière d'assurances
• Rédaction des constats pour les sinistres impliquant la structure

Correspondant formation

Gestion des archives :

• Connaître les procédures de classement, de conservation, et de recensement des archives
• Mettre en place un système de classement des archives, envisager une formation centrée sur les méthodes de tri et de classement
• Reliure des registres

Informations complémentaires :

• Date limite de dépôt de candidature le 31 juillet 2025
• Le poste est à pourvoir à compter du 25 août 2025
• Poste à temps complet (36h)
• 6 jours de RTT/an et 2 jours de fractionnement
• Semaine de 4,5 jours

Profil, compétences ou connaissances souhaitées :

• Expérience sur un poste similaire souhaité mais pas obligatoire
• Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Savoir utiliser les outils informatiques
• Savoir rédiger un courrier (règles de base en orthographe et grammaire, règles de mise en page…)
• Qualités relationnelles et d’écoute, capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils
• Techniques de recherche d'information
• Rigueur et organisation
• Techniques d'accueil, règles de communication
• Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
• Procédures de transmission des demandes
• Techniques de communication téléphonique
• Discrétion
• Autonomie
• Conscience professionnelle
• Droits et obligations des usagers

Si cette opportunité vous intéresse, n'hésitez pas à postuler !